Pelaksanaan Event

Dalam pelaksanaan Event, organizer melakukan beberapa hal sebagai berikut:  melayani kebutuhan yang beragam dan memperhatikan tujuan yang telah ditetapkan oleh penyelenggara, mengikuti peraturan yang berlaku, keinginan dari perusahaan, memenuhi kebutuhan media, klebutuhan sponsor, harapan masyarakat dan hal lainnya.

Melayani Kebutuhan media

sediakan Informasi  yang meliputi : 5 W + 1 H, mengadakan Press konference dan membuat  Press release, membuat Promosi menetapkan tujuan dan mengakomodasi harapan. Sediakan Waktu untuk tanya jawab sesuai dengan segmen dari masing-masing media.

 

Komunikasi dan koordinasi

Dengan sesama panitia, dengan pihak sponsor, dengan pihak media, dengan pengisi acara, dengan bagian Peserta pameran, dengan bagian konsumsi, dengan bagian perlengkapan acara, dengan bagian keamanan setempat, dengan bagian engeneering gedung, dengan bagian kebersihan gedung dan dengan bagian  transportasi.

 

Fungsi Koordinasi

  1. Setiap angggota panitia selalu membawa daftar tugas masing-masing.
  2. Bila terjadi masalah dalam menjalankan tugas disarankan untuk selalu melaporkan kepada koordinator seksi atau koordinator yang menjadi atasannya.
  3. Solusi berdasarkan kesepakatan yang tidak merugikan siapapun dan wajib diberitahukan kepada seluruh anggota panitia mengenai perubahan yang dilakukan sehingga tidak ada salah paham dengan pihak lain!

Fungsi Monitoring

  1. Biasakan untuk selalu memonitor  jalannya acara. Kadangkala ada saja kejadian yang tidak dikehendaki seperti Performance yang belum datang sedang waktu tampilnya sudah sangat dekat! Pastikan semua anggota panitia datang dan bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing. Bila ada yang berhalangan segera dicarikan solusinya!
  2. Demikian pula halnya dengan masalah perlengkapan karena dapat mengurangi nilai keberhasilan sebuah acara. Jangan sampai pengunjung  merasa tidak puas atau terganggu hanya dengan hal kecil yang tidak secara langsung berhubungan dengan acara seperti masalah dengan sound system yang tidak berfungsi dengan baik. Hal ini dapat menyebabkan penyanyinya kehilangan mood dan mengurangi penampilannya.

Daftar Periksa Event pada pelaksanaan

terdiri dari daftar pekerjaan yang harus dipersiapkan, jumlah yang dibutuhkan dan siapa penanggung jawabnya.

Pelaksanaan Event

Dalam pelaksanaan event terdapat  Event coordinator, Tempat  atau venue, Acara, Konsumsi, Keamanan, Kebersihan, Perlengkapan dan Fasilitas yang disediakan oleh pihak pengelola venue atau yang harus disediakan oleh EO.

Penyedia jasa untuk pelengkapan  penyelenggaraan event

  1. Jasa kontraktor penyedia stand, lighting, backdrop  dan panggung.
  2. Jasa dekorasi terdiri dari dekorasi kain, bunga dan ruangan.
  3. Jasa Transportasi
  4. Jasa kontraktor audio visual
  5. Jasa catering
  6. Jasa pawang Hujan
  7. Jasa pengisi acara
  8. Jasa publikasi dan promosi
  9. Jasa penyedia peserta atau audiens
  10. Jasa dokumentasi.
  11. Jasa Penyewaan Sistem Registasi Event
Making Indonesia 4.0

 

Menggunakan Sub Event Organizer, Profesional Conference Organizer (PCO) atau

Destination Management Company (DMC) karena 

  1. Keterbatasan sumber daya manusia yang terlibat dalam penyelenggaraan.
  2. Keterbatasan dana yang dimiliki perusahaan
  3. Keterbatasan waktu penyelenggaraan yang sempit
  4. Keterbatasan kemampuan untuk menyelenggarakan sebuahevent yang berkualitas.
  5. Keterbatasan jaringan dengan pihak terkait dalam penyelenggaraan event

Menggunakan Kontraktor Event untuk membantu Pelaksanaan Event

  1. Organisasi tidak memiliki fasilitas yang lengkap untuk penyelenggaraan
  2. Biaya yang diperlukan tinggi untuk investasi seluruh fasilitas yang dibutuhkan.
  3. Tidak tersedia tempat penampungan untuk sarana penyimpanan keperluan event seperti panggung, partisi, tenda dan perlengkapan lainnya.
  4. Tidak tersedianya sumber daya manusia yang memiliki keahlian untuk mengoperasikan fasilitas tersebut.
  5. Cepatnya perkembangan teknologi, sehingga peralatan yang dimiliki akan mudah menjadi usang dan kurang memadai.