SDM adalah Sumber Daya Manusia yang bekerja untuk kepentingan Event dan berkewajiban untuk mensukseskan Event tersebut. Untuk itu perlu dilakukan sebagai berikut:

  1. Tuliskan Job Desk atau daftar pekerjaan yang menjadi tanggung jawab dari masing-masing anggota panitia.
  2. Bila dianggap perlu dalam menyiapkan SDM yang berkualitas dan profesional, lakukan induksi dan pelatihan.
  3. Kadangkala Event menggunakan tenaga sukarela/volunteers.
  4. Perlu keahlian khusus dalam penempatan anggota panitia agar dapat bekerja sesuai dengan kemauan dan kemampuan mereka.

Sumber Daya Manusia bisa berasal dari dalam organisasi namun dapat juga mengajak SDM dari luar yang diperoleh dari iklan atau relasi. Untuk mendapatkan Tenaga sukarela  kita bisa menawarkan kepada sekolah, universitas dan organisasi atau komunitas. Namun, terlebih dahulu kandidat tersebut  harus di pilih sesuai dengan posisi yang tersedia.

Buatlah daftar spesifikasi dari tenaga sukarela:

  1.  Posisi                                            :
  2. Melapor ke                                     :
  3. Bertanggung Jawab ke                 :
  4. Pengetahuan yg dimiliki                :
  5. Keahlian                                        :
  6. Pengalaman                                  :
  7. Harapan                                         :

Supaya para SDM yang tergabung dalam kepanitiaan mendapatkan pemahaman yang sama perlu ada baiknya untuk membuat pelatihan agar mereka mengetahui Tujuan dari Event,Venue dan tugas mereka. Buatlah  outline secara umum, informasi lokasi  dan Informasi tugas mereka. Mereka juga diberi informasi mengenai aturan-aturan yang berlaku di lokasi event seperti emergencies procedurs, prosedur penggunaan alat-alat telekomunikasi dan waktu penggunaan area-area tertentu. Sebaiknya para anggota panitia juga menggunakan pakaian seragam atau pakaian dari sponsor, peralatan yang mereka akan gunakan,mengetahui Sistem pelaporan  kejadian, melakukan Supervisi, informasi mengenai Peran khusus dan kapaan waktu mereka istirahat dan waktu untuk makan.

Beberapa aspek kunci ketika memilih Customer Service atau  penerima tamu yang profesional:

  1. Memiliki informasi yang cukup
  2. Sopan
  3. Terlihat calm
  4. Helpful
  5. Proaktif
  6. Mampu mengidentifikasi event secara keseluruhan
  7. Menguasai area event
  8. Mampu menggunakan dan menguasai Aplikasi Sistem registrasi Event  yang digunakan

Sebelum acara berlangsung, koordinator perlu memberikan briefing mengenai prosedur kerja atau SOP (Standar Operasional Prosedur). Perhatikan pula  kesehatan dan keamanan dari masing-masing anggota panitia.

Pada persiapan Event hal yang harus diperhatikan adalah

  1.  Siapkan  semua tanggung jawab yang pokok seperti  ketika membuat stage,mempersiapkan entertaiment dan menyiapkan  catering.
  2. Stakeholders seperti eksternal Contractorssuppliers dan instansi terkait.
  3. Menyiapkan tim khusus untuk mengatur  isu-isu khusus  seperti  isu safety, isu kesehatan, isu lingkungan.

 Pada Pelaksanaan Event, hal yang harus diperhatikan adalah

Bila Event dilaksanakan di berbagai tempat secara serentak  memerlukan banyak tenaga demikian juga bila  Event tersebut diselenggarakan roadshow tapi dalam waktu yang berbeda. Untuk itu perlu ditunjuk seorang untuk menjadi koordinator yang menjadi penanggung jawab dan  berfungsi mengatur di masing-masing tempat. Semua staff harus selalu berkoordinasi dan melapor bila terjadi pekembangan di masing-masing tempat yang belum diatur dalam perencanaan semula.

Setelah Event selesai, hal yang harus diperhatikan adalah

Umumnya, setelah event berlangsung, semua panitia akan sulit untuk berkumpul dan para ketua seksi  yang  bertanggung jawab membuat evaluasi kegiatan dan keuangan. Selain itu, dalam laporan yang dimuat juga secara singkat mengenai daftar tugas dan peran mereka masing.

Time Frame

Adalah  perencanaan waktu  dan tugas yang harus dilakukan dalam pembuatan suatu Event. Bisa per hari, per minggun dan per bulan.