Event seperti seminar atau workshop sering menawarkan pemberian sertifikasi. Hal ini bisa mengundang banyak pendaftar, tapi di sisi lain Anda harus siap repot untuk urusan cetaknya. Cetak Sertifikat tidak bisa satu bentuk di copy banyak, tiap pendaftar akan mendapatkan sertifikasi unik dengan tanda berlaku legalitasnya. Hal ini tentu tidak mudah bagi pembuat event yang belum berpengalaman.
Penggunaan sertifikat pada event sudah terbukti efektif menarik para pengunjung. Hal ini karena manfaat yang diberikan sertifikat bagi para pemiliknya. Kelebihan itu antara lain:
Dari keuntungan yang diberikan ini, banyak orang tidak segan mendaftar pada event mahal jika nantinya mendapat sertifikat. Jadi Anda bisa manfaatkan daya tarik ini demi kesuksesan event.
Walaupun efektif, Anda tidak bisa sembarangan pakai cara ini. Pengelolaan yang tidak efektif hanya akan mencoreng bobot sertifikasi yang diberikan. Karena itu, harus lebih hati – hati mengelola pembagian dan pembuatan sertifikat tersebut.
Sertifikasi artinya Anda memberikan tanda legal bahwa orang yang memegangnya memiliki kualifikasi sesuai standard event. Jadi pastikan Anda tidak sembarangan melakukan event dan membagi sertifikat. Pastikan juga logistic pendaftaran mendukung hal ini.
Mendaftar pengunjung harus akurat. Selain itu, data yang Anda perlukan dari para pendatang juga wajib lengkap. Tanpa informasi nama lengkap dan info identitas lainnya, sertifikat akan sulit dibuat. Mendata para pengunjung adalah tantangan tersendiri. Banyak masalah bisa terjadi jika keliru masukan satu nama saja di tahapan ini.
Selain itu, proses legalisasi sertifikat juga penting. Untuk mendapatkan pengakuan sebagai bukti ikuti event, cap legalisir serta tanda tangan penanggung jawab event harus ada. Proses tanda tangan dan cap juga harus diperhatikan. Jika tidak rapi, sertifikat dapat dipandang cacat.
Untuk memastikan pengurusan cetak sertifikat lancar, gunakan saja tips – tips berikut ini:
Untuk memastikan tidak salah identitas, pastikan membuat database pengunjung yang comprehensive. Semakin tertata rapi database pengunjung, makin mudah juga Anda melakukan pengecekan. Jika mudah digunakan dan dicek, pembuatan sertifikasi pasti lebih lancar.
Untuk mempermudah hal ini, banyak organizer event menggunakan tool digital. Jadi saat ada pendaftar yang input data untuk ikut event. Tool digital akan langsung mengambil data tersebut dan menyusunnya lebih rapi untuk siap digunakan. Jadi pastikan pilih tool yang pas untuk keperluan ini.
Pengecekan data harus dilakukan berulang. Jika memungkinkan, buat team berbeda untuk melakukan hal ini. Contoh saja satu tim mengerjakan data base pendaftaran sedangkan satu tim memastikan informasi pendaftar cocok dengan bukti registrasi, satu tim lagi akan ditugaskan pada bagian penyusun sertifikasi.
Nantinya, tiap tim akan memiliki data base sendiri. Sebelum proses pembuatan sertifikasi, data – data tersebut dicocokan. Jika ada yang berbeda, artinya ada human error yang harus diperbaiki. Melakukan cross check data memastikan hasil sertifikat yang dibuat selalu sama dengan kebutuhan para pendatang event.
Agar lebih mudah mengelola, Anda disarankan pakai jasa sistem registrasi event. Penyedia jasa ini mampu membuatkan sistem registrasi baik online atau offline demi pembuatan data base. Dari database yang sudah rapi, pembuatan listing sertifikasi akan lebih mudah dilakukan.
Anda bahkan bisa menggunakan jasa registrasi tersebut untuk membuatkan sistem penghasil gambar sertifikasi otomatis. Jadi orang yang daftar dan masuk pada database langsung mendapatkan gambar sertifikat digital. Nantinya sertifikat cukup dicetak dan dilegalkan menggunakan sistem lainnya.
Dari bahasan di atas, Anda tahu bahwa memberikan sertifikasi memang bagus untuk event. Namun, Anda harus pastikan bisa mengatur proses cetaknya. Pastikan logistic cetak sertifikat sudah tertata baik. Jangan sampai ada kesalahan mencetak nantinya.
