Pada event – event tertentu, report lengkap seputar event penting dibuat. Laporan ini nantinya berguna untuk evaluasi jalannya acara. Apakah event sukses? Atau ada hal yang bisa diperbaiki untuk penyelenggaran di masa depan? Semua ini hanya bisa dijawab dengan laporan yang lengkap.
Untuk membuat laporan lengkap tersebut, pastikan gunakan tips – tips pada artikel ini. Berikut adalah bahasan tips membuat report akurat dan lengkap yang berguna bagi penyelenggara event:
Saat membuat rencana event, beberapa syarat dan ketentuan pasti dibuat oleh penyelenggara. Hal ini ditujukan agar audience yang datang sesuai target. Namun, hal ini dapat menjadi masalah tersendiri saat pengunjung tidak tepat target.
Contoh saja membuat event seputar workshop skill bisnis online. Pada event ini, diharapkan orang yang datang adalah pelaku usaha dan orang muda yang ingin dapatkan skill buka usaha sendiri. Jika yang datang hanya mahasiswa yang cari sertifikat untuk tambahan nilai, acara sudah salah target.
Pendataan seperti ini penting dilaporkan. Pelaporan nantinya mendorong evaluasi agar kejadian tersebut tidak terulang lagi. Misal dengan pembuatan aturan khusus atau tambahan syarat saat registrasi pendaftaran event.
Pada awal bagian laporan, pastikan ada bahasan seputar hipotesis event yang berhasil. Hal ini berisikan report lengkap gambaran event yang ingin dicapai. Contoh saja pada acara perayaan 17 Agustusan, target yang diinginkan adalah warga yang partisipasi banyak.
Jika saat event selesai dan target tidak dicapai, dapat dibilang event tersebut gagal dan tidak sesuai harapan. Ukuran berhasil dan tidaknya event perlu dibuat pada awal laporan event sebagai indicator.
Laporan operasi sepanjang event adalah detail bahasan tentang hal – hal unik yang terjadi selama acara berjalan. Hal ini lebih baik dibuat point – point dan list daripada artikel cerita saja. Bentuk point akan lebih singkat dan jelas untuk diambil kesimpulan nantinya.
Saat membuat laporan event, ada baiknya membuat essay detail seputar masalah dan tantangan menjalankan event. Banyak orang tidak mau membahas hal ini jika event dipandang sukses. Padahal, pada event sukses juga pasti ada tantangan.
Di laporan, informasi seperti ini penting untuk evaluasi. Bagaimana event bisa lebih baik jika tidak membahas masalah yang bisa diperbaiki selama hal tersebut berlangsung? Karena itu, pastikan bahas hal ini di laporan event yang Anda buat.
Saat membuat report lengkap tentang event, perhatikan bagian akhirnya. Pada akhir laporan harus ada evaluasi dan potensi solusi. Hal ini memastikan agar event – event dapat dinilai sukses dan sudah mencapai tujuan yang diinginkan. Bila dinilai belum, evaluasi harus bahas potensi solusi untuk pastikan event kedepannya lebih sukses dari yang bermasalah tersebut.
Database peserta event harus tertera pada laporan. Data yang harus ada minimal adalah nama lengkap, nomor telepon dan email. Hal ini penting untuk memastikan penyelenggara memiliki info akses peserta tersebut.
Informasi ini dapat dimanfaatkan untuk banyak hal. Contoh follow up survey seputar kepuasan event ataupun sekedar mengirimkan info soal event baru. Promosi tentang event – event baru bisa langsung ke target audience jika datanya tersedia di laporan.
Untuk membuat laporan yang bagus, gunakan tool digital untuk membantu menyusunnya. Laporan berbentuk digital memastikan data – data mudah diakses dan bahkan terintegrasi dengan banyak informasi lainnya.
Jika menggunakan jasa sistem registrasi event contohnya, laporan digital dapat menyertakan link informasi peserta yang terdaftar, berapa tiket terjual dan informasi tambahan seperti email dan identitas para pengunjung tersebut. Hal ini dapat dimanfaatkan lebih lanjut untuk keperluan pengembangan event lain atau event susulan di kemudian hari.
